الأنظمة الوظيفية لنظام المعلومات

لقد أجرت التكنولوجيا تحولا جذريا في العالم وفي مختلف المجالات، وكانت لبنة هذه التكنولوجيا هي المعلومات التي أدت إلى ظهور بما سمي الانفجار المعلوماتي، حيث أصبحت المؤسسات تسعى إلى مواكبة العصر عن طريق الحصول على المعلومات اللازمة في الوقت والمكان المناسب لكي تستطيع أن تتخذ قرارات فعالة تصب في مصلحتها وتحقق أهدافها المسطرة. لذلك قامت المؤسسات بإنشاء وتطوير نظم معلومات إداري يحتوي على مجموعة من العناصر التي تقوم باستقبال البيانات المجمعة والتي تتم معالجتها لتصبح معلومات لها معنى يستفاد منها.

تعريف نظام المعلومات:

يتكون مصطلح SI[1] من شقين هما (نظم) و (المعلومات) وقد تم تعريف كلا منهما على حده ومن خلال التعريفين يمكن الوصول إلى تعريف نظم المعلومات وهي:

مجموعة من المكونات التي تتفاعل فيما بينها لجمع ومعالجة وتخزين البيانات[2] وتحليلها وتنظيمها والتحكم بها بهدف عرض المعلومات[3] أو اتخاذ إجراء أو دعم القرار في المنظمة وفق قواعد محددة، وتحرص جميع المنظمات أن يكون لها نظام معلوماتي متميز يقوم بجمع البيانات ومعالجتها آليا ليوفر لها معلومات دقيقة وبشكل سريع.

كما يعرف نظام المعلومات على أنه هو مجموع الوسائل و الأدوات و الطرق التي تسمح بجمع؛ تخزين؛ و تحليل البيانات بهدف اتخاذ و اتباع المتطلبات التنظيمية و حفظ ذاكرة المؤسسة بما يسمح لها بإعادة بناء ذاتها( 4[4]).

خصائص نظام المعلومات:

لنظام المعلومات خصائص أساسية والتي تكون بمثابة مقاييس يعرف من خلالها مدى فعاليته، فهو بذلك يتميز بـ:

- الدقة : أن تكون المعلومات صحيحة خالية من الأخطاء .

- التوقيت : يعني أن تكون المعلومات مناسبة زمنيا لاستخدامات المستفيدين خلال معالجتها و الحصول عليها .

- الصلاحية : هي خاصية يمكن قياسها بشمول المعلومات أو بدرجة الوضوح التي يعمل بها نظام الاستفسار .

- الوضوح : تكون واضحة .

- قابلية المواجهة : و تتعلق بدرجة الاتفاق المكتسبة بين مختلف المستفيدين لمراجعة فحص نفس المعلومات .

- عدم التحيز : لا يستهدف فئة معينة .

- امكانية الوصول : سرعة الحصول على المعلومة .

- الشمول : يجب ان يكون شامل .

- المرونة : القابلية على تكيف المعلومات و تسهيلها لتلبية حاجات المستفيدين وادخال التعديلات الازمة لها بكل ديناميكية.

- التوازن: أن يحقق نظام المعلومات التوازن بين الأهداف المسطرة من قبل كتحقيق التوازن بين خاصية الدقة في الحصول على المعلومة الصحيحة وبين تكلفتها.

- التكامل بين عناصر نظام المعلومات: والذي يمثل مجموعة متكاملة مع كل الوحدات الموجودة في المؤسسة والتي تعتمد على وجود النظام.

نظم المعلومات الوظيفية:

لتهيئة نظام معلوماتي في أي مؤسسة لابد من مراعاة تكامل كل الأنظمة لعملها وفق اتجاه محدد ولكل نظام له دوره ووظيفته المحددة بالشكل الصحيح، وإلا سيحدث هناك تداخل في الوظائف وبالتالي يخلق عدة صعوبات في سير نظام المعلومات بالشكل الصحيح. لذلك وجب عند تصميمه اللجوء لكافة الأنظمة الفرعية الموجودة في المؤسسة.

1.3.2.نظام معلومات الإنتاج: تتمثل وظيفة الإنتاج في تحويل المدخلات في شكلها الأولي إلى مخرجات ذات منتجات لها قيمة موجهة للمستهلكين. ويتكون نظام معلومات الإنتاج من مجموعة الأنظمة الفرعية التي تتكامل مع بعضها البعض من أجل خدمة إدارة الإنتاج، ويعتمد على الحاسب الآلي فهو يوفر المعلومات الخاصة بالعمليات الإنتاجية بهدف دعم متخذي القرارات باستخدام مخرجات النظام في إدارة و تشغيل نظام الإنتاج بالمؤسسة.

نظام معلومات التمويل: تعتبر وظيفة أساسية في المؤسسة فهو مسؤول عن عن تدفق الأموال داخل المؤسسة، ولإمكانية تأدية مدير المؤسسة لوظائفه لابد من توفير مختلف المعلومات المتعلقة بالجوانب المالية والنظام يساعده في ذلك لذلك يطلق عليه نظام معلومات التمويل. ومن أهم مهامه:

التنبؤ بالاحتياجات المالية المستقبلية

• تقييم مصادر الأموال الواردة

• الرقابة المالية.

يحتاج نظام معلومات التمويل إلى عدة مكونات لمواصلة مهامه كما هي موضحة في الشكل التالي:

نظام معلومات الموارد البشرية: يقوم هذا النظام بدعم وظيفة الموارد البشرية، وهو أقدم نظام وأشهره كان معمول به داخل المؤسسات وتتمثل أهم وظائفه فيمايلي:

• إعداد تقارير متعلقة بالمعلومات الخاصة بالتوزيع السكاني للعاملين، التعويضات، برامج التأمين، وصف مناصبهم لكل من المستفيدين الداخليين والخارجيين.

• يقوم بإدارة قاعدة البيانات المتعلقة بالموظفينوتعالج تلك البيانات للإبقاء بحاجة المستخدمين.

• إعداد تقارير عن التنبؤات الإقتصادية والصناعية للإدارة لاستخدامها في إعداد الخطط العمالية بالمؤسسة .

والشكل التالي يمثل مكونات نظام معلومات الموارد البشرية ( 7[5]):